Was hat Autopsie mit Inventarisierung zu tun? - Best Practice Uni Bern

Das Institut für Pathologie beschäftigt sich seit vielen Jahren mit der wissenschaftlichen Erforschung von Krankheiten. Dabei deckt das Institut der Universität Bern den gesamten Bereich der morphologischen und molekularen Diagnostik ab und fokussiert sich dabei stark auf die Forschung und Weiterbildung in diesem Fachbereich. 

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie...

  • ...wie wir gemeinsam mit der Uni Bern die Software als Inventarisierungs-
    und Verwaltungstool implementiert haben 
  • ...welche Herausforderungen es während des Projektes gab
  • ...wie das Inventarisierungsprojekt des Pathologie-Instituts ablief 
  • ...warum das Pathologie-Institut ab jetzt nie wieder Excel-Listen für Ihre Inventarisierung nutzen muss

Die Herausforderung - Abstimmung des Inventarisierungsprozesses auf alle Abteilungen 

Um die internen Prozesse zu digitalisieren und das Inventar des Institutes  nachhaltig und effizient zu verwalten, war eine  Software-Lösung gefragt, die die ca. 2.500 Inventare digital abbildet und somit die gesamte Inventur vereinfacht. Die besondere Herausforderung bei der Einführung einer  ganzheitlichen Softwarelösung für die Anlageninventur bestand darin, die Anforderungen der verschiedenen Abteilungen des Institutes (Materialwirtschaft, IT, Logistik, Forschung und Labor, etc.) zu vereinen. Hinzu kam, dass die seit 1996 geführte Excel-Inventarliste an Aktualität verloren hatte.

Mikroskope im Labor der Uni Bern
  • Einführung der Software als Inventarisierungs- und Verwaltungstool
  • Überarbeitung und Implementierung der internen Prozesse
  • Bereitstellung der Hardware: Scanner, Drucker und Etiketten (QR-Code)
  • Support bei der Erstinventarisierung des Institutes
  • Einführung der Software innerhalb eines Monats

Excellisten adé - Digitalisierung interner Prozesse & Inventurplanung im gemeinsamen Workshop

Grundlage und Ausgangspunkt der Planungsphase bildete das zwischen unserem Schweizer Partner und dem Institut erstellte Lastenheft. Auf dessen Grundlage wurden in einem gemeinsamen Workshop die internen Prozesse analysiert und optimiert sowie die Anforderungen aller Abteilungen zusammengetragen. Zusätzlich zur Einführung der Inventursoftware von ITEXIA und der Bereitstellung aller Hardwarekomponenten (Scanner, Drucker, Etiketten) wurde eine Zeitplanung für die Erstinventarisierung erstellt. Insgesamt sollten innerhalb von 3 Wochen 1.343 Anlagen inventarisiert werden.

Nach der Einführung der Softwarebinnen einen Monat, konnte das mit der Erstinventarisierung beginnen. Für sensible Bereiche, wie B-und C-Labore oder Autopsie erfolgte vorab eine detaillierte Planung und Absprache mit den Abteilungsverantwortlichen.

Während der Inventur konnten aufgrund des Supports durch ITEXIA zusätzlich ca. 1.100 weitere Anlagen identifiziert und aufgenommen werden. Insgesamt wurden innerhalb von 3 Wochen demnach ca. 2.400 Anlagen inventarisiert. Das Ergebnis der Inventur wurde jeweils in einem täglichen Statusmeeting ausgewertet.

Zitat Guido Suter, Uni Bern

Insgesamt konnte durch die Einführung des Inventarmanagers der gesamte Inventarbestand der Universität Bern aktualisiert und die neuen Prozesse erfolgreich implementiert werden.

Der umfassende Support während der gesamten Projektlaufzeit führte zu einem schnellen Abschluss und zu einer Minimierung interner Ressourcen.

 

Wie sieht ein optimaler Inventarisierungsprozess aus?

Wir wollen dir bei deiner nächsten Inventarisierung und/oder Anlageninventur helfen und dich perfekt vorbereiten - egal für welche Software du dich entscheidest. Im Guide lernst du, wie du locker und einfach deine Inventare, IT-Assets, Facility-Gegenstände usw. verwalten kannst.

Kostenloser Inventar-Guide (PDF)