Was hat Inventarisierung mit Buchhaltung zu tun?

Die Buchhaltung ist ein wichtiger, unabdingbarer Teil jedes Unternehmens. Um erfolgreich zu wirtschaften, braucht man schließlich einen guten Überblick seiner Finanzen! Manche Unternehmen haben angestellte Buchhalter, andere nutzen Buchhalterservices und bei noch anderen fällt das in den Aufgabenbereich des CFOs. Buchhalter haben viele Aufgabengebiete, von der Bearbeitung der Transaktionen von Kunden und Lieferanten, bis hin zur Steuerabrechnung und Anlagenbuchhaltung. In diesem Blogbeitrag werden wir uns der Anlagenbuchhaltung genauer widmen und folgende Fragen beantworten... 

… was ist Anlagenbuchhaltung? 

… welche gesetzlichen Regelungen gibt es dafür? 

… was hat das Ganze mit einer Inventur zu tun? 

… wie sieht Inventarisierung für die Anlagenbuchhaltung typischerweise aus? 

… kann man den Ablauf einfacher gestalten? 

 

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Was ist Anlagenbuchhaltung? 

Anlagenbuchhaltung ist ein Teilbereich der Finanzbuchhaltung, in dem alle langlebigen Vermögensgegenstände des Anlagevermögens eines Unternehmens erfasst werden.

Das Anlagevermögen eines Unternehmens teilt sich dabei in 3 Bereiche: Sachanlagen, Finanzanlagen und immaterielle Vermögensgegenstände.
Unter Sachanlagen fallen vor allem das Mobiliar des Unternehmens, also alle Tische, Stühle, IT-Geräte & sonstige Büromöbel. Genauso zählen zu Sachanlagen aber auch Maschinen, Grundstücke oder Firmenwagen, die dem Unternehmen gehören. Zu Finanzanlagen zählen Anleihen, Wertpapiere und Ähnliches, wohingegen Lizenzen und Patente den immateriellen Vermögensgegenständen zugeschrieben werden. 

Gegenstände die nicht erfasst werden müssen, sind beispielsweise Betriebsvorrichtungen die fest mit dem Gebäude der Firma verbunden sind, wie Klimaanlagen oder Rollos. 

Zur Erfassung der Vermögensgegenstände gehört der Zu- und Abgang solcher Vermögensgegenstände, die Abschreibung in der Steuererklärung, und für Nutzgestände oft das Anschaffungsdatum und Wertveränderungen.  

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Welche gesetzlichen Regelungen gibt es dafür? 

Wie eine Anlagenbuchhaltung aussehen soll, ist in Deutschland im Handelsgesetzbuch festgehalten. Dieses schreibt vor, dass man zur Gründung des Unternehmens sowie zum Ende jedes Geschäftsjahres folgende Dinge angeben muss: 

  • Grundstücke 
  • Vermögen/Kapital im genauen Wert 
  • Forderungen und Schulden im genauen Wert
  • Vermögensgegenstände im genauen Wert 

Die Ausnahme bilden hier Sachanlagevermögens sowie Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, wenn sie regelmäßig ersetzt werden und ihr Gesamtwert für das Unternehmen von geringer Bedeutung ist.
Diese können
, sofern ihr Bestand, Wert und die Zusammensetzung sich nur gering verändert, als gleichbleibende Menge und mit einem gleichbleibenden Wert angegeben werden und müssen nur alle drei Jahre in ihrer Vollständigkeit erfasst werden. Geringwertige Anlagengüter, wie Büromaterial, Kleingeräte und Miet- bzw. Leasinggüter müssen zudem nicht erfasst werden.  

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Was hat das Ganze mit einem Inventar zu tun? 

All die Info oben lässt sich knackig zusammenfassen: Das Gesetz fordert für jedes Geschäftsjahr die Aufstellung eines Inventars. Auch hierfür hat das Handelsgesetzbuch bestimmte Richtlinien festgelegt:

  • Vollständigkeit und Richtigkeit der Bestandsaufnahme 
  • Stetigkeit der Inventur  
  • Einzelerfassung bei der Bestandsaufnahme  
  • Klarheit und Nachprüfbarkeit der Bestandsaufnahme 

Das bedeutet, jedes Jahr muss das gesamte Vermögen und die Schulden des Unternehmens auf Herz und Nieren geprüft und alles was vorgefunden wird, muss ganz genau und nachvollziehbar dokumentiert werden. Dieser Prozess ist wichtig, nicht nur um dem Unternehmen einen Überblick zu geben, sondern auch um bestens vorbereitet zu sein, falls ein Wirtschaftsprüfer sich das Unternehmen anschaut und den Vorgang auf Richtigkeit prüft.
Das Erstellen dieser Übersicht nennt sich
Inventarisierung. Das Inventar eines Unternehmens sollte stets up-to-date gehalten werden, denn mit dem Hinzukommen neuer Gegenstände, Standort- oder Besitzerwechsel, der Verschrottung, eines Defekts oder mit dem Auslaufen einer Lizenz verändern sich Informationen und Daten zum Anlagevermögen, die mittels einer fortlaufenden Inventarisierung einfach zu handhaben sind. 

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Wie sieht Inventarisierung für die Anlagenbuchhaltung typischerweise aus?  

In den meisten Unternehmen, sieht Anlagenbuchhaltung ziemlich ähnlich aus. Gegenstände, Vermögen und Lizenzen fluktuieren ständig in einem Unternehmen, und dies muss protokolliert werden, damit man bei der jährlich vorgeschriebenen Inventarbestandaufnahme nicht plötzlich Gegenstände suchen muss, die eventuell nicht mehr im Unternehmen vorhanden sind. 

Oft haben verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens eigene Listen, in den Inventare aufgelistet sind. Das bedeutet, jeder Gegenstand oder jede Lizenz ist mehrfach vermerkt und bei einer Änderung dieser muss die Veränderung in jeder Liste einzeln vorgenommen werden. Die Vorgehensweise des Inventurprozesses sieht daher meist so aus: 

Der Richtigkeit halber, sollen Inventuren von Zweierteams durchgeführt werden. Das bestehende Inventar wird aus dem Buchhaltungssystem als Liste exportiert und dann ausgedruckt. Das Zweierteam geht anschließend durch den Bestand des Unternehmens, eine Person zählt und sagt an, die andere schreibt diese Befunde auf. Daneben überprüft ein Kontrolleur immer wieder stichprobenartig, ob die Erfassung korrekt abläuft. Im besten Falle hat dieses Zweierteam alle Listen der einzelnen Abteilungen und aktualisiert diese gleichzeitig, im schlimmsten Fall stellt jede Abteilung ihr eigenes Inventar auf und Listen, sowie Korrekturen müssen mühselig mehrmals abgeglichen werden.  

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Wie gestaltet man die Anlagenbuchhaltung einfacher? 

Technische Fortschritte erleichtern viele Bereiche des Arbeitslebens, warum sollte es bei Anlagenbuchhaltung anders sein? Die Erstellung, das Ausdrucken und die manuelle Überarbeitung von Inventarlisten, ist ein langer und aufwendiger Prozess. Es kostet viel Zeit, Zweierteams durch das ganze Unternehmen zu jagen und die Ergebnisse dann von einem Kontrolleur überprüfen zu lassen. Von der Vorarbeit, die es zu leisten gilt, wenn hier zusätzlich jede Abteilung unterschiedliche Daten pflegt, fangen wir gar nicht erst an.
Es gibt für diesen ganzen Prozess eine deutlich einfachere Lösung: Das Inventar zu digitalisieren. In diesem Prozess bekommt jedes Objekt einen digitalen Zwilling via eines Etikettes, welche dann in einer Datenbank online einzusehen ist.  

Die besten digitalen Inventarmanagementsysteme können mit anderen Verwaltungssystemen direkte Schnittstellen bilden und aus bestehenden Datenbanken Informationen importieren. Die Inventarerstellung für die Anlagenbuchhaltung gestaltet sich dadurch um einiges leichter. Durch die eindeutige Codierung von der Inventur durch Etiketten, braucht es nur noch eine Person für den Prozess. Wenn RFID Etiketten benutzt werden, muss das Inventar nicht mal manuell gescannt werden – der Reader muss bloß an dem Inventar langgeführt werden und alle Etiketten werden automatisch gescannt, was den Inventarisierungsprozess nochmal um einiges erleichtert.  

Mobile Endgeräte wie Smartphones erfassen die Etiketten, in dem sie über die Kamera eingescannt werden. Alle aufgezeichneten Inventare werden direkt im mobilen Endgerät abgespeichert und automatisch in die Inventarmanagement-Software übertragen und synchronisiert. Dies ersetzt das händische Übertragen und spart dadurch enorm viel Zeit und Aufwand

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Außerdem können Administratoren vorgenommene Veränderungen anhand von Log-File Daten nachvollziehen. Mit dem Einscannen des Inventars wird außerdem automatisch das Inventurdatum erfasst, wodurch Datenmanipulation ausgeschlossen ist.

Inzwischen setzten viele Unternehmen auf eine digitale Inventur für ihre Anlagenbuchhaltung, darunter auch bekannte Unternehmen wie T-Systems und JLL. Mehr dazu & spannende Success Stories weiterer Unternehmen findest du in unserem Blog!

Ein Zitat von Jeff Bezos (aus dem Englischen übersetzt): “Es gibt keine Alternative zur digitalen Transformation. Die Visionäre werden neue Strategien für sich entwickeln – die, die sich nicht anpassen können, werden scheitern.” Das gilt auch für die Anlagenbuchhaltung - und warum sollte man diese Transformation nicht nutzen, wenn sie einem einen so großen Mehrwert bietet?

 

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Die obigen Angaben sind alle mit bester Kenntnis von verlässlichen Quellen entnommen und bearbeitet worden. Sie ersetzen dennoch keine selbstständige Auseinandersetzung mit den Gesetzten für Inventar Management und erfolgen daher ohne Gewähr.