Was macht eine gute Inventarisierungssoftware für die IT-Abteilung aus?

Im Gespräch mit Christian Parthum, IT-Operations Officer bei ITEXIA

Digitale Inventar-Manager gibt es viele - aber was macht eine gute Software aus? Es gibt viele Dinge, die man beim Kauf einer Software beachten sollte und für jede Abteilung fallen unterschiedliche Dinge ins Gewicht. In diesem Blogbeitrag erzählt Christian aus der IT-Abteilung von ITEXIA, was er als besonders wichtig empfindet, wo er Herausforderungen sieht und was er sich für die Zukunft wünscht.
 

it inventarisierung software itexia inventar manager

Savannah:
Hallo Christian! Vielen Dank, dass du dir die Zeit dafür genommen hast, mir ein bisschen was zu erzählen. Stürzen wir uns gleich mal rein: Du arbeitest in der IT-Abteilung. Was ist deiner Meinung nach wichtig für eine gute Inventarisierungssoftware?  

Christian:
Also die absolute Grundvoraussetzung ist, dass die Software sicher ist, stabil läuft und man einfach auf alles zugreifen kann. Für mich ist es natürlich auch sehr wichtig, dass man einfach sehen kann, wo die Inventare sind. Sei es ein Tisch, sei es ein Laptop, sei es irgendwas anderes. Also wo genau ist es?
In welchem Raum? Wer benutzt es gerade? Und hat sich gegebenenfalls etwas verändert? Hat es den Besitzer gewechselt oder ist es vielleicht sogar kaputt? Im besten Falle hat die Software auch ein Ticketsystem für solche Veränderungen. Gibt es zu dem Inventar vielleicht irgendwelche offenen Requests
? In guten Systemen kann man direkt sehen, wer womit arbeitet und ob es ein Problem gibt.

Savannah: 
Du hast ja anfangs Sicherheit und Stabilität erwähnt. Kannst du dazu noch etwas Genaueres sagen?
 

Christian: 
Naja, Datensicherheit ist für mich einfach ein riesiges, wichtiges Thema. Nicht nur für Inventarisierungssoftware, sondern für jede Software, die ich nutzen möchte. Und Performance ist auf jeden Fall auch ein Riesenthema. Was ich für Personen in der IT-Abteilung als unerlässlich ansehe, ist, dass alles immer laufen muss. Und ich glaube, das haben wir auch bei uns gut geregelt. Die Herausforderung dabei ist, dass unser System keins ist, was man permanent 24/7 benutzt. Man benutzt das einmal am Tag, einmal die Woche, einmal im Monat, unregelmäßig eben. Und wenn sie dann bei dem einen Mal Benutzen nicht funktioniert, dann ist das blöd.
 

Savannah: 
Das stimmt auf jeden Fall, das würde mich auch sehr ärgern.
 

Christian:
Ich muss sagen, solche Probleme sind aber für mich oft sehr spannend und gleichzeitig sehr deprimierend. Wenn man zu solchen Fehlern keine Lösung findet, ist das natürlich ärgerlich. Aber es ist auch immer aufregend die Lösung zu suchen!

christian itexia software inventarisierung-1

Savannah:
Das glaube ich! Wie ist das denn ganz konkret bei der IT-Inventarisierung? Was wäre da am wichtigsten oder am hilfreichsten?
 

Christian: Also ich glaube tatsächlich, dass es hilfreich ist, wenn die IT-Datenbank, mit der die Geräte verwaltet werden, mit dem Buchhaltungssystem wie z. B. DATEV verknüpft werden kann. Also dass die Systeme quasi miteinander sprechen und alles zentral verwaltet wird, alle Informationen an einem Ort sind. Das hat mehrere Vorteile. Zum einen, dass ich sehen kann, wie viel der Gegenstand gekostet hat. Weil mir das eben wichtig ist sehen zu können, dass der 5.000 Euro-Laptop vielleicht länger gehalten hat als der 500 Euro-Laptop. Zum anderen, dass ich spezifische Dinge verknüpfen kann, die für meinen Use-Case wichtig sind. Bei mir wäre das zum Beispiel so: Der Mitarbeiter A hat ein Problem mit seinem Laptop und stellt dafür einen Service Request ein: “Mein Laptop ist kaputt.” Und ich kann dann direkt aus der Software sagen, da läuft ein Service Request. Wenn die Systeme verknüpft sind, kann schnell ein neuer Laptop nachbestellt und in den Bestand aufgenommen werden. So kann ich mir alles über eine Software anzeigen lassen und dementsprechend alles leicht koordinieren. 

Savannah:
Also zusammengefasst: Schnittstellen sind am wichtigsten.
 

Christian:
Ja, vor allem offene Schnittstellen. Es ist super
cool, wenn Sachen dabei sind die “out of the box” funktionieren.  

it inventarisierung software itexia inventar

Savannah:
Oh, da musst du mich als technischen Laien abholen. Was heißt “out 
of the box”? 

Christian:
Das bedeutet, dass Funktionalitäten direkt bei Kauf der Software funktionieren und ich keinen Aufwand mit Installation von Plug-ins oder irgendwelchen zusätzlichen Komponenten habe. Offene Schnittstellen ermöglichen es dem Kunden, seinen eigenen Use-Case abzubilden, ohne das der Hersteller der Software (also wir) etwas tun müssen. Durch offene API´s kann der Kunde die Daten im System in gewissen Grenzen selbst manipulieren. Oder ich nutze die bereits vorhandenen Standard-Funktionen der Software, die wir bereits eingebaut haben, weil wir wissen, dass ein Großteil unserer Kunden diese Anforderung benötigt. Ich kann also auswählen, was ich verknüpfe und die Software führt mich dann direkt durch einen einfachen Prozess. Das könnte so aussehen, dass ich mein DATEV System verknüpfen will und dann fragt mich die Software einfach nur nach meinen Credentials, ich gebe diese ein, drücke auf Enter und zack – alles funktioniert automatisch. Außerdem finde ich es super, wenn man eigene Systeme mit der Software verbinden kann.  

Savannah:
Stichwort Flexibilität. Wo wir gerade dabei sind, was eine Software alles können sollte – Was wünscht du dir für zukünftige Features?
 

Christian:
Eine Sache, die ich spannend finde, sind modernere Methoden zur Anmeldung im System. Momentan haben wir eine “Username/Passwort” Anmeldung. Jede größere Firma hat ja aber ein zentrales Register, das
Active Directory, wo alle User drin sind.  Und jetzt wäre es natürlich cool, wenn du dich da bloß einmal authentifizieren musst. Dann wird darin festgelegt, auf welche Softwares du Zugriff hast. Und dann kannst du einfach alle Softwares, die du brauchst, benutzen und bist also überall angemeldet, ohne das du dich erneut für etwas registrieren musst. Ich glaube, solche sicheren Authentifizierungsmethoden und allgemein die Sicherheit werden ein Riesenthema in Zukunft sein. 

Savannah:
Ein schönes, rundes Schlusswort, da können wir das Interview ja auf einer schönen Note beenden. Vielen Dank noch mal, dass du dir die Zeit genommen hast, mir ein bisschen was zu erzählen!
 

Christian:
Ja klar, kein Thema! Immer wieder gerne.
 

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