Berlin Metropolitan School

Die Success Story zur erfolgreichen digitalen Anlageninventur, in nur sieben Tagen

Unternehmen: Berlin Metropolitan School
Branche: Bildung

980 Schüler, 50 Nationalitäten, 200 Mitarbeiter und 7000 zu verwaltende Anlagen. Die Berlin Metropolitan School ist die älteste und größte internationale Schule im Herzen von Berlin. Seit jeher fördert die Schule Kinder und junge Erwachsene, Ihr Potenzial und Ihre Stärken zu finden und diese auszuleben. "inspire each other - grow together." ist dabei die Philosophie, die im Mittelpunkt des Schullebens steht. Diese Success Story verdeutlicht, wie Bildungseinrichtungen ihren Alltag, mithilfe einer digitalen Inventurverwaltung, erleichtern können.

Keyfacts

Die Software Lösung der Berlin Metropolitan School musste folgende Anforderungen erfüllen:

• flexible und anpassungsfähige Software-Lösung
• Anpassbarkeit der Felder und Schnittstellen
• separate Verwaltung der Unternehmen in der Software
• Erstinventarisierung der Berlin Metropolitan School innerhalb
  von einer Woche

Die Herausforderung

Ausgangspunkt des Projektes war die Commercial Coordination Germany, welche eine zentrale Inventursoftware für alle Unternehmensbereiche benötigte. Aufgrund der Verschiedenheit der einzelnen Unternehmen war hier eine flexible und anpassungsfähige Lösung gefragt, welche sich an den Anforderungen des Unternehmens orientiert. Zusätzlich benötigte man die Möglichkeit, Felder und Schnittstellen anzupassen, sowie die separate Verwaltung jedes einzelnen Unternehmens zu gewährleisten.

Die Lösung

Als Pilotprojekt wurde zunächst die Berlin Metropolitan School gewählt. Ziel war es, die Erstinventarisierung der gesamten Schule innerhalb von einer Woche vorzunehmen. In Abstimmung mit dem Kunden und der Schuldirektion wurde Anforderungen und Wünsche genaustens geklärt und anschließend die Software sowie die ITEXIA-App individuell konfiguriert und installiert. 

Um einen reibungslosen Ablauf der Inventur zu garantieren, wurde eine Besichtigung durch ITEXIA vor Ort angesetzt. Mit Hilfe einer Hochzählung der Anlagen in Klassenzimmern und Büros konnte anschließend von einer aufzunehmenden Anzahl von ca. 7.000 Anlagen ausgegangen werden, die innerhalb einer Woche inventarisiert werden sollten. Zu diesen Anlagen zählten unter anderem alle Schul- und Büromöbel, dessen Größe und Artikelnummer ebenfalls aufgenommen werden sollte.

Auf Grundlage der Entscheidungen aus der vor Ort Besichtigung wurden insgesamt 4 Inventurassistenten für die Erstkennzeichnung bereitgestellt. Der Inventurprozess verlief Dank der detaillierten und praxiserprobten Projektplanung reibungslos und es wurden erfolgreich alle Anlagen mit sämtlichen Anlageinformationen aufgenommen, sodass eine Zuordnung des Ist-Bestandes zu denen im ERP-System aktivierten Anlagen im Nachgang ermöglicht werden konnte.

Wie sieht ein optimaler Inventarisierungsprozess aus?

Wir wollen dir bei deiner nächsten Inventarisierung und/oder Anlageninventur helfen und dich perfekt vorbereiten - egal für welche Software du dich entscheidest. Du lernst, wie du locker und einfach deine Inventare, IT-Assets, Facility-Gegenstände usw. verwalten kannst.

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