Städtische Altenpflegeheime Leipzig

Digitales Inventarmanagement in der Altenpflege

Die Städtische Altenpflegeheime Leipzig GmbH bietet mehr als 1300 Seniorinnen und Senioren ein schönes Zuhause und zählt mit ihren 1100 Beschäftigten gleichzeitig zu einer der größten Arbeitgeber der Stadt. Die SAH wurde 2004 gegründet und steht seit jeher für ein soziales und vertrauenswürdiges Miteinander.  Mit ihren derzeit zehn Einrichtungen für die stationäre Pflege sind sie über das gesamte Stadtgebiet Leipzigs verteilt. Was die SAH deutlich von der Branche abhebt, ist der Fokus auf Digitalisierung & Automatisierung. Innovation wird hier als entscheidender Faktor gesehen, um den Arbeitsplatz der Zukunft zu gestalten. Daher zeigt dir diese Success Story, wie Pflegeeinrichtungen von der digitalen Transformation mit einem Anlageninventurmanager profitieren können.

"Das Team der ITEXIA GmbH stand uns sowohl bei der Vorbereitung als auch während der Ausführung des Projektes jederzeit zur Verfügung. Stets lösungsorientiert und immer umgehend wurde auf Fragen und auftauchende Problemstellungen reagiert. Nur so konnte eine reibungslose Einführung der Inventarisierungssoftware realisiert werden."

-Angela Müller-Wehner, Leiterin Rechnungswesen


Unternehmen: Städtische Altenpflegeheime Leipzig gGmbH

Branche: Healthcare

Location: Leipzig


Altenheim Inventarisierungssoftware

Die Keyfacts:

Die Rahmenbedingung die bei der Implementierung des digitalen Inventarmanagmentsystems erfüllt werden müssen sind von Unternehmen zu Unternehmen immer unterschiedlich. Das Städtische Altenpflegeheim Leipzig hatte folgende Anforderungen:

  • Implementieren der ITEXIA-Software in 10 Geschäftsbereichen
  • Optimierung bestehender Inventurprozesse
  • Überarbeitung der gesamten Standort- und Raumstruktur
  • Aktualisieren des bestehenden Anlagenstammes
  • Inventarisierung von ca. 5000 Anlagen innerhalb eines Monats

Die Herausforderung:

Aufgrund der Vielzahl an Standorten und Geschäftsbereichen der Städtischen Altenpflegeheime Leipzig lag die besondere Herausforderung zum einen in der Definition einheitlicher und unternehmensspezifischer Inventurprozesse sowie in der Einbindung einer einheitlichen Standort- und Raumstruktur. Zudem sollte der im ERP-System bisher gepflegte Anlagenstamm aktualisiert werden. Die Inventarisierung von ca. 5000 Anlagen inklusive Sammelposten sollte hierbei in einem Zeitraum von maximal einem Monat erfolgen. 

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Die Lösung:

Im Rahmen eines Workshops zur Absprache der Konfiguration und des Prozessablaufes wurden zunächst alle Ist-Prozesse analysiert und gemeinsam mit den einzelnen Fachbereichen optimiert. Hierbei wurde auch die Umstrukturierung und Vereinheitlichung des Raumbuches sowie die eineindeutige Zuordnung der Wohnbereiche und Räume zu den Geschäftsbereichen und Standorten festgelegt. Auf Grundlage der neu erarbeiteten und optimierten Prozesse wurde anschließend die Einbindung der Software in die bestehende IT-Infrastruktur des Kunden besprochen.

Aufgrund des Nichtvorhandenseins einer WLAN-Verbindung wurde für die Installation der Software der Einsatz einer mobilen Serverkomponente sowie eines zusätzlichen mobilen WLAN-Access-Points beschlossen. Für den reibungslosen und erfolgreichen Start der Erstkennzeichnung stand der SAH während des gesamten Prozesses ein Projektleiter zur Seite. Der stetige Support ermöglichte der SAH, schnell Antworten auf Fragen zur Handhabung der technischen Komponenten oder zum Prozess und Ablauf der Erstkennzeichnung zu bekommen.

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Insgesamt konnten durch effiziente Inventurprozesse und agiles Projektmanagement der gesamte Anlagenbestand der SAH im in dem digitalem Inventarmanager von ITEXIA aktualisiert werden. Mit Hilfe der mobilen App von ITEXIA hatte die SAH zudem die Möglichkeit, jederzeit und unabhängig vom jeweiligen Standort die inventarisierten Daten automatisiert mit dem Server zu synchronisieren.

 

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