Startup Inventur: die 4 größten Sünden

Wie du in deinem Startup nicht den Überblick über dein Inventar verlierst

Auf junge Unternehmer:innen prasselt eine Menge ein: viele Themen müssen bestenfalls gleichzeitig erledigt werden. Die To-Do-Listen sind endlos und man muss in vielen Bereichen einfach loslegen. So sieht's auch bei Startup Inventur aus: Erst kaufen und loslegen, die Inventarisierung erfolgt später, wenn du dich um die  Steuerunterlagen kümmerst. In diesem Blog-Artikel erfährst du alles über die 4 größten Sünden, die dein Startup Inventar betreffen und wie du sie vermeidest.

Einblick in die ITEXIA App und WebanwendungMit dem Inventarmanager von ITEXIA vermeidest du Chaos in der Verwaltung deines Inventars.

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  1. Excel-Tabellen-Chaos
  2. "Wird schon passen"-Mentalität
  3. Fehlende Transparenz
  4. Aufwendige Vorgehensweise

Diese Sünden können dich nicht nur richtig viel Geld und Nerven kosten, sondern auch darüber entscheiden, ob dein Startup überlebt oder nicht. Beispielsweise entscheiden Investor:innen und Kunden oft auf Basis von Vertrauen. Mit digitaler Inventarisierung bekommst du qualitativ hochwertige Daten, die deinen Stakeholder aussagekräftige Einblicke in deine Startup Inventur geben.

 

1. Excel-Tabellen-Chaos

Excel bietet erstmal zwei große Vorteile: Es bietet dir kostenlose Inventarverwaltung und einfach jede/-r kann eine Exceltabelle bedienen. Aber es gibt auch zwei große Probleme daran: Wie strukturiert man die Inventar-Exceltabelle bzw. welche Daten solltest du pflegen und wie kannst du es schaffen, dass diese Liste übersichtlich bleibt, du weiterhin Übersicht über dein Inventar hast und alle Daten damit verknüpft sind? Das ist nahezu unmöglich. 

Oft sieht die Realität so aus: Man verliert sich in zahlreichen Excellisten und nach und nach müssen alle Daten sämtlicher Inventargegenstände händisch abgeglichen werden. Die unterschiedlichen Inventargruppen sind schlecht abgebildet und alle arbeiten unterschiedlich gewissenhaft in dieser Liste. Dabei nicht die Nerven zu verlieren ist nicht leicht. Damit die Inventarisierung nicht im Chaos endet, sind Konzentration und Köpfchen gefragt. Wer sämtliche Informationen über Gegenstände lediglich sammelt, anstatt Ordnung ins Geschehen zu bringen, der hat quasi schon verloren. Nichts ist wichtiger, als alle Daten vollständig zu erfassen und aufzubewahren - und das Ganze mit System!

Unsere Empfehlung an dich: Ab ca. 600 bis 800 Inventargegenständen solltest du definitiv einen digitalen Inventarmanager wie beispielsweise den von ITEXIA in Betracht ziehen. Allein die gesparte Zeit, um alle Inventare zu erfassen und zu pflegen, ist deutlich wirtschaftlicher, als weiterhin in Excel zu arbeiten.

>>>> Solltest du aktuell weniger Inventargegenstände haben, kannst du hier unsere kostenlose Inventur Vorlage downloaden.

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Als Start-up stark wachsen und trotzdem immer den Überblick behalten? Durch Digitalisierung der Inventarverwaltung kein Problem. Der Düsseldorfer Hersteller für hochwertige Nahrungsergänzungsmittel Natsana GmbH wuchs rasant. ITEXIA half dabei, trotz vieler neuer Mitarbeiter/-innen an mehreren Standorten den Überblick zu behalten.

Orange halb gefüllt mit Pillen: Natsana Success Story

 

 

2. "Wird schon passen"-Mentalität

Wer kennt das nicht: Man hat eigentlich nicht so viel Zeit, gewisse Dinge müssen aber dringend erledigt werden. Eine schnelle Lösung muss her, also improvisiert man und erfasst Inventar, wie man es gerade eben für richtig hält. Wenig durchdacht aus dem Ärmel geschüttelt, quick & dirty eben. 

Insbesondere wenn es bei der Startup Inventur um Zuarbeiten für Buchhaltung, Jahresabschluss und steuerliche Unterlagen geht, rächt sich diese Einstellung. Die zuständigen Behörden verstehen da keinen Spaß. 

Auch für eine nachhaltige Geräteverwaltung ist diese Einstellung fehl am Platz. Es sollte völlig klar sein, dass gerade Anfänger:innen Fehler bei der Bestandsaufnahme passieren können und das ist auch vollkommen in Ordnung. Dennoch sollten Gründer:innen sämtliche Unsicherheiten klären, um Chaos und üble Konsequenzen fürs Business zu verhindern.

Unsere Empfehlung an dich: Tausche dich mit anderen Startups aus, die auch vor dieser Herausforderung standen und dabei Fehler gemacht haben, die du nicht mehr machen musst. So erfährst du eine Menge über die Anforderungen, die an eine saubere, nachhaltige und ordentliche Inventarisierung gestellt werden. Arbeite sauber und strukturiert. Sieh es als Chance zu wachsen: Wenn dein Startup wächst und du die Führungsperson bist, erwarten das deine Angestellten auch von dir. Warum nicht also jetzt schon damit anfangen?

 

3. Fehlende Transparenz der Prozesse

Der Prozess des Inventarisierens sollte stets transparent von statten gehen. Nur so können alle Mitarbeitenden einen Überblick über sämtliche Vermögensgegenstände erhalten, auch wenn nicht jede:r direkt beteiligt ist. Außerdem ist der korrekte Ablauf der Startup-Inventar-Erfassung so nicht abhängig von einzelnen Mitarbeiter:innen, sondern Aufgaben sind leicht übertragbar. 

Unsere Empfehlung an dich: Mach dir Gedanken und gib eine durchdachte Struktur vor, damit deine Mitarbeitenden von dir lernen können. Nimm dir genügend Zeit, um das gut zu dokumentieren, nicht nur für dich, sondern auch für alle anderen. So können deine Mitarbeiter:innen ganz easy die relevantesten Informationen identifizieren.

 

 

Transparenz & einfachen Überblick für deine Startup Inventur bekommst du mit dem Inventarmanager von ITEXIA.

 

4. Aufwendige Vorgehensweisen

3 Mitarbeiter:innen, die sich stundenlang durch sämtliche Vermögensgegenstände wühlen, kosten das Unternehmen nicht nur viel Zeit, sondern auch Geld. Auf der einen Seite stehen natürlich die Personalkosten für alle Beteiligten, auf der anderen die Kosten sämtlicher Inventare. 

Oft fällt es schwer, realistisch einschätzen zu können, inwieweit Ressourcen innerhalb des Unternehmens benötigt oder gar nicht genutzt werden. Werden wirklich neue Tastaturen benötigt oder hast du noch einige auf Lager? Ein verantwortungsbewusster Umgang mit bereits gekauften Ressourcen kann mit chaotischen Exceltabellen niemals Teil der Unternehmenskultur sein.

Unsere Empfehlung an dich: Mit dem digitalen Inventarmanager von ITEXIA reduzierst du den Aufwand für die Inventarisierung deutlich. Einmal erfasst, kannst du das ganze Jahr über verteilt die Startup Inventur durchführen, ohne am Jahresende tagelang das ganze Unternehmen lahm zu legen. Starte jetzt deinen kostenlosen, 14-tägigen Testzeitraum!

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