Was ist eine Inventur?

“Ordnung ist das halbe Leben” - den Spruch kennt jeder. In einem Unternehmen ist es wahrscheinlich sogar mehr als die Hälfte! Wer einen guten Überblick behält, dem fällt das Planen einfach deutlich leichter. Das Wichtigste dabei ist eine gute Inventur. Aber was genau ist das eigentlich? In diesem Blog Artikel widmen wir uns den Fragen... 

… was ist eine Inventur?    

… welche Arten von Inventur gibt es?  

… wie erstellt man eine Inventur? 

Inventory

Was ist eine Inventur?

Eine Inventur ist die vollständige Bestandsaufnahme eines Betriebes. Dazu zählen alle Vermögensgegenstände, die das Unternehmen besitzt, sowie alle Schulden und Lasten. Das können zum Beispiel Maschinen, Firmenwagen, Büromöbel, Waren aber auch Softwarelizenzen, Forderungen an Kunden oder Verbindlichkeiten an Lieferanten sein. Die Auflistung all dieser Dinge nennt sich dann Inventarliste.

Was für Arten von Inventur gibt es?

Es gibt zwei Grundarten der Inventur die man von einander unterscheidet: 

Körperliche Inventur  
Diese Inventur umfasst alle Gegenstände, wie zum Beispiel Waren, Büromöbel oder Maschinen. Diese werden je nach Gegenstand gewogen, gemessen, gezählt oder geschätzt und dann in einer Inventarliste erfasst. 

Buchinventur 
Dieses umfasst alle nicht physischen Gegenstände, wie zum Beispiel Softwarelizenzen, Kontostände, Darlehen oder Verbindlichkeiten an Lieferanten. 

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Erfahre hier mehr zu den wichtigsten Aspekten der Inventarisierung

Zusätzlich dazu, gibt es noch verschiedene Formen der Inventurerstellung, die sich je nach Unternehmensart besser oder schlechter eignen: 

Stichtaginventur  
Das ist die geläufigste Form der Inventurerstellung. Hierbei wird am letzten Tag des Geschäftstages, (+/- 10 Tage) der gesamte Bestand des Unternehmens erfasst.  

Verlegte Inventur  
Es gibt zusätzlich die Möglichkeit, die Inventur bis zu 3 Monate vor, oder 2 Monate nach dem Bilanzstichtag zu machen. Hierbei muss dann allerdings der Bestand bis zum Bilanzstichtag entweder zurückgerechnet oder fortgeschrieben werden. Diese Inventur bietet die Möglichkeit, selber den perfekten Zeitpunkt für die Inventur auszusuchen. Allerdings sind die Fortschreibung oder Rückrechnung oft mit einem hohen Aufwand verbunden. 

Permanente Inventur 
Diese Inventur ist auf das gesamte Geschäftsjahr ausgedehnt. Das heißt, die Erfassung der Inventur findet nicht an einem Stichtag sondern fortlaufend statt. Dies ist nur erlaubt bei permanenter Aufzeichnung aller Zu- und Abgänge. Anders als bei der Stichtagsinventur, für die der Betrieb oft eingestellt werden muss um alles zu erfassen, kann dieser Prozess leicht ins Tagesgeschäft integriert werden. Durch die vielen Vermerke entsteht aber ein sehr hoher Aufwand für die Buchhaltung. 

Stichprobeninventur  
Für diese Art der Inventurerfassung wird eine repräsentative Stichprobe des Gesamtbestandes erfasst. Anhand von mathematischen Verfahren wird daraus dann der gesamte Bestand ermittelt. Diese Methode spart zwar viel Zeit, bringt aber auch das Risiko der Ungenauigkeit mit sich. 

Warehouse

Wie erstellt man eine Inventur? 

Inventur läuft in vielen Unternehmen ähnlich ab: Der Betrieb wird für die Zeit des Erfassens eingestellt, zwei Mitarbeiter*innen gehen durch das gesamte Unternehmen, suchen alle Inventare physisch auf und vermerken diese dann in einer Liste. Diese Liste umfasst alle wichtigen Eigenschaften der Gegenstände, wie Standort, Garantie, aktueller Wert und so weiter. 

Die Liste muss dann auch noch von einem/r Kontrolleur*in, beziehungsweise dem/der Inventarleiter*in, stichprobenartig überprüft werden. Außerdem müssen die erfassten Inventare dann in sämtlichen Listen per Hand aktualisiert werden. Dieses Vorgehen behindert nicht nur den täglichen Betrieb, es kostet auch enorm viel Aufwand und Zeit. 

Es geht inzwischen aber auch einfacher. Eine Möglichkeit ist es, die Stichprobeninventur oder eine permanente Inventur einzuführen. Allerdings eignen sich diese nicht für jedes Unternehmen und auch diese sind händisch immer noch enorm viel Arbeit. Manche Unternehmen beauftragen hierfür externe Dienstleister, um interne Ressourcen zu sparen. 

Eine andere Möglichkeit bietet hier die digitale Inventur. Hier wird jeder Gegenstand bei einer Erstinventarisierung mit einem Etikett versehen, welches alle wichtigen Informationen des Gegenstandes abrufen kann. Alle Gegenstände werden dann in einer Inventursoftware abgebildet und synchronisiert, wo Informationen eingesehen und je nach Bedarf verändert werden können. Die Inventur kann bequem und zu jederzeit aktualisiert werden, durch einfaches einscannen der Etiketten. Durch RFID Technologie kann sogar noch mehr Zeit gespart werden. Besonders gute Softwares haben Schnittstellen zu anderen Buchhaltungssystemen wie SAP oder DATEV und lassen sich auf individuelle Bedürfnisse anpassen, um den Arbeitsaufwand auf das absolute Minimum zu reduzieren. 

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Viele erfolgreiche Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen, wie Nestlé oder die T-Systems Multimedia Solutions, setzten inzwischen auf digitales Inventurmanagement. Es gibt eine große Auswahl an Anbietern, zwischen denen man sich entscheiden kann, und viele Dinge die man beim Kauf einer solchen Software beachten sollte. Aber egal ob Finanzwesen, Gesundheitsbranche, Bildungssektor oder Forschungsinstitute - für jeden gibt es eine passende Lösung.

Wir wollen dir bei deiner nächsten Inventarisierung und/oder Anlageninventur helfen und dich perfekt vorbereiten - egal für welche Software du dich entscheidest. Im Guide lernst du, wie du locker und einfach deine Inventare, IT-Assets, Facility-Gegenstände usw. verwalten kannst. 

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