Anlageninventur: Die wichtigsten Prozesse

Wie läuft eigentlich eine erfolgreiche Anlageninventur ab? Und was hat es mit RFID auf sich? Wir haben uns euren häufigsten Fragen gestellt und klären, warum die Inventur unseren Kunden von heute auf morgen plötzlich Spaß gemacht hat und wie man die wichtigsten Prozesse der Anlageninventur schnell und einfach durchführt.

1. „Was ist eigentlich eine Anlageninventur?“

Prinzipiell ist jedes Unternehmen dazu verpflichtet, eine Inventur durchzuführen. Wer es genau wissen will: Die Pflicht der Durchführung einer Anlageninventur ist durch den Gesetzgeber im HGB (§§ 140 und 141 Abgabeordnung) geregelt. Dabei verlangt der Gesetzgeber, dass das Unternehmen nachweisen kann, ob angeschaffte Wirtschaftsgüter noch im Unternehmen sind und wenn dies zutrifft, wo sie sich befinden. Ziel der Inventur ist es also, Bestände und Vermögensgegenstände zu einem bestimmten Stichtag festzustellen. Bei der Anlageninventur fokussiert man sich auf das gesamte Anlagevermögen des Unternehmens, also zum Beispiel Büromöbel, Computer oder Maschinen. Dabei ist eine Inventur nicht nur wichtig für den Gesetzgeber, sondern auch für ihr Unternehmen zum Vorteil. So könnt ihr beispielsweise Fehlbestände korrigieren, einen besseren Überblick über euer Inventar gewinnen und Ressourcenverschwendung im Unternehmen vermeiden.

 

Menschen im Büro

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2. „Welche Vorteile bietet eine digitale Inventur?“

Die jährliche Inventur steht an und die Mitarbeiter freuen sich auf den anstehenden Tag. Das kennst du nicht? Wir schon. Denn laut unserer Kunden haben sie Dank der digitalen Inventur mit Scanner & App das erste Mal Spaß an der jährlichen Inventur.

Die manuelle Inventur ist oft zeitaufwändig und mit einem hohen personellen Aufwand verbunden. Inventurlisten müssen angefertigt werden und mühselig nach und nach abgehakt werden. Von dem händischen Übertragen der Daten in Ihr Buchhaltungssystem wollen wir gar nicht erst anfangen. Dabei werden alle wichtigen Prozesse der Anlageninventur digital durchgeführt. Diesen Aufwand kann man mit einer digitalen Inventur einfach umgehen. Dabei werden alle Inventare erstmalig mit eindeutigen Nummern, also Etiketten, versehen. Im Anschluss müssen die Anlagen nur noch per Scanner und App aufgenommen werden. Lästiges Suchen von einzelnen Anlagen mithilfe einer ausgedruckten Excel-Liste ist somit Geschichte. Abweichungen werden durch die Software automatisch erkannt und angezeigt, sodass sie ganz einfach bearbeitet werden können.

Die Vorteile auf einen Blick:

  • Zeitersparnis
  • Keine manuelle Übertragung notwendig, da Schnittstellen zu Systemen
  • Keine Übertragungsfehler
  • Alle Daten auf einen Blick
  • Nachhaltige Ressourcennutzung durch effiziente Inventarverwaltung

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3. „Welche Etiketten sollte ich nutzen?“

Inventaretiketten sind vom Gesetzgeber verpflichtend zu nutzen, doch welche Art von Etiketten ihr nutzen wollt, ist allein eure Entscheidung. Bei der Wahl der Etiketten kommt es ganz auf eure Anforderungen und Erwartungen an. Von Barcode-Etiketten bis hin zu smarten RFID-Labels habt ihr die Qual der Wahl, wenn es darum geht, Etiketten für Ihren Inventarisierungsprozess zu wählen. Jedoch sollte man berücksichtigen, dass die Etiketten lange haltbar sein sollten und das Tracken der Inventare erleichtern. Der Barcode des Etiketts gibt Auskunft über die Label-Nummer, Art, den Anschaffungspreis, den Standort und vieles mehr. Mithilfe von RFID-Etiketten spart ihr durch den sehr schnellen Lesevorgang zusätzlich Zeit und Kosten, da zum Inventargegenstand kein Sichtkontakt bestehen muss.

 

4. „Kann man die Software von ITEXIA auch als Verwaltungstool nutzen?“

Es macht sogar Sinn, euer Inventar nicht nur einmal jährlich zu kontrollieren! So habt ihr stets einen Überblick über eure momentanen Wirtschaftsgüter und wisst genau, wo diese sich befinden. Durch effiziente Inventarverwaltung wird so in Unternehmen auch die Ressourcenverschwendung minimiert, da keine unnötigen Investitionen in bspw. neue Computer oder andere Hardware getätigt werden müssen.

Einblicke in die ITEXIA Software

Ihr wissen noch nicht, welche Etiketten zu eurem Inventarisierungsprozess passen? Dann klickt hier, um unseren Blog-Beitrag "Die 5 besten Etikettenarten für Ihr Inventar" zu lesen.

 

5. „Welche Hardware benötige ich zum Start?“

Für das Scannen der Anlagen werden entweder Industrie-Scanner mit integrierter App verwendet oder man nutzt einfach das Smartphone mit der entsprechenden ITEXIA-App. ITEXIA bietet einen 360° Ansatz und stellt euch alle erforderlichen Hardware-Komponenten bereit. Dabei können ihr sicher sein, dass alle Geräte stets mit den ITEXIA-Applikationen kompatibel und auf dem neuesten Stand sind. Solltet ihr bereits eigene Hardwarekomponenten im Unternehmen angeschafft haben, so könnt ihr diese natürlich auch nutzen. Die App und die Inventar-Software kommunizieren direkt miteinander und ersparen euch so die händische Übertragung der Daten. Durch die selbsterklärende Funktionsweise der Software verwaltet ihr eure Inventare nicht nur effizient, sondern auch bequem und zeitsparend.

 

Wie sieht ein optimaler Inventarisierungsprozess aus?

Wir wollen dir bei deiner nächsten Inventarisierung und/oder Anlageninventur helfen und dich perfekt vorbereiten - egal für welche Software du dich entscheidest. Im Guide lernst du, wie du locker und einfach deine Inventare, IT-Assets, Facility-Gegenstände usw. verwalten kannst.

Zum kostenfreien Inventar Guide

 

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Das Team von ITEXIA digitalisiert alle Prozesse der Anlageninventur