Wie läuft eigentlich eine erfolgreiche Anlageninventur ab? Und was hat es mit RFID auf sich? Wir haben uns euren häufigsten Fragen gestellt und klären, warum die Inventur unseren Kunden von heute auf morgen plötzlich Spaß gemacht hat und wie man die wichtigsten Prozesse der Anlageninventur schnell und einfach durchführt. In diesem Blogartikel erfährst du...
... was eine Anlageninventur ist...
... welche Vorteile eine digitale Inventur bietet...
... welche Etiketten du dafür nutzen kannst...
... ob man Inventarisierungssoftware auch als Verwaltungstool nutzen kann...
... und welche Hardware du benötigst...
1. Was ist eine Anlageninventur?
Prinzipiell ist jedes Unternehmen dazu verpflichtet, eine Inventur durchzuführen. Wer es genau wissen will: Die Pflicht der Durchführung einer Anlageninventur ist durch den Gesetzgeber im Handelsgesetzbuch (kurz: HGB) unter §240, sowie in der Abgabenordnung (kurz: AO) unter §§ 140, 141 geregelt. Dabei verlangt der Gesetzgeber, dass das Unternehmen nachweisen kann, ob angeschaffte Wirtschaftsgüter noch im Unternehmen sind und wenn dies zutrifft, wo sie sich befinden. Ziel der Inventur ist es also, Bestände und Vermögensgegenstände zu einem bestimmten Stichtag festzustellen.
Bei der Anlageninventur fokussiert man sich auf das gesamte Anlagevermögen des Unternehmens, also zum Beispiel Büromöbel, Computer oder Maschinen. Dabei ist eine Inventur nicht nur wichtig für den Gesetzgeber, sondern auch für ihr Unternehmen zum Vorteil. So kannst du beispielsweise Fehlbestände korrigieren, einen besseren Überblick über das Inventar gewinnen und Ressourcenverschwendung im Unternehmen vermeiden.
Warum will der Gesetzgeber diese wichtigen Infos? Die Anlageninventur macht man, um den Wert aller Inventargegenstände im Unternehmen zu ermitteln und diese dann in der Bilanz darzustellen. Die Bilanz gibt eine Auskunft darüber, wie die Vermögensverhältnisse eines Unternehmens an einem Stichtag aufgestellt sind. Diese Bilanz wird dann im Jahresabschluss genutzt, um eine Auskunft darüber zu geben, wie gut das Unternehmen im vergangenen Jahr gewirtschaftet hat.
2. Welche Vorteile bietet eine digitale Inventur?
Die manuelle Inventur ist oft zeitaufwändig und mit einem hohen personellen Aufwand verbunden. Aus der Finanz-Buchhaltung werden Listen oder Exceltabellen erstellt, in der alle Inventargegenstände aufgelistet sind - die Inventurliste. Diese muss dann mühselig nach und nach abgehakt werden. Von dem händischen Übertragen der Daten in Ihr Buchhaltungssystem wollen wir gar nicht erst anfangen. Dabei werden alle wichtigen Prozesse der Anlageninventur digital mit einer Inventarisierungssoftware durchgeführt.
Diesen Aufwand kann man mit einer digitalen Inventur einfach umgehen. Dabei werden alle Inventare erstmalig mit eindeutigen Nummern, also Etiketten, versehen. Im Anschluss müssen die Anlagen nur noch per Scanner oder App aufgenommen werden. Lästiges Suchen von einzelnen Anlagen mithilfe einer ausgedruckten Excel-Liste ist somit Geschichte. Abweichungen werden durch die Software automatisch erkannt und angezeigt, sodass sie ganz einfach bearbeitet werden können. Damit findest du die wichtigsten Infos zu allen Inventargegenständen ganz übersichtlich in der Software.
Die Vorteile auf einen Blick:
- Zeitersparnis
- Keine manuelle Übertragung notwendig, da Schnittstellen zu Systemen
- Keine Übertragungsfehler
- Alle Daten auf einen Blick
- Nachhaltige Ressourcennutzung durch effiziente Inventarverwaltung
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3. Welche Etiketten sollte ich nutzen?
Inventaretiketten sind vom Gesetzgeber verpflichtend zu nutzen, doch welche Art von Etiketten ihr nutzen wollt, ist allein eure Entscheidung. Bei der Wahl der Etiketten kommt es ganz auf eure Anforderungen und Erwartungen an. Von Barcode-Etiketten bis hin zu smarten RFID-Labels habt ihr die Qual der Wahl, wenn es darum geht, Etiketten für Ihren Inventarisierungsprozess zu wählen. Jedoch sollte man berücksichtigen, dass die Etiketten lange haltbar sein sollten und das Tracken der Inventare erleichtern. Der Barcode des Etiketts gibt Auskunft über die Label-Nummer, Art, den Anschaffungspreis, den Standort und vieles mehr. Mithilfe von RFID-Etiketten spart ihr durch den sehr schnellen Lesevorgang zusätzlich Zeit und Kosten, da zum Inventargegenstand kein Sichtkontakt bestehen muss.
4. Kann man die Software von seventhings auch als Verwaltungstool nutzen?
Es macht sogar Sinn, euer Inventar nicht nur einmal jährlich zu kontrollieren! So habt ihr stets einen Überblick über eure momentanen Wirtschaftsgüter und wisst genau, wo diese sich befinden. Durch effiziente Inventarverwaltung wird so in Unternehmen auch die Ressourcenverschwendung minimiert, da keine unnötigen Investitionen, beispielsweise in neue Computer oder andere Hardware, getätigt werden müssen.
Unsere App bietet außerdem noch viele Features an, die man über die Inventur hinaus nutzen kann. Die Inventargegenstände lassen sich in unserer App Standorten und Mitarbeitenden zuordnen. So ist schnell erkennbar, an welchem Ort sich das Inventar befindet. Die integrierte Erinnerungsfunktion kann dich an Wartungsintervalle erinnern und Dank der Digitalisierung aller Daten kannst du sehen, welche Gegenstände langlebig und effizienter sind als andere. So geht nachhaltige Inventarverwaltung!
Ihr wissen noch nicht, welche Etiketten zu eurem Inventarisierungsprozess passen? Dann klickt hier, um unseren Blog-Beitrag "Die 5 besten Etikettenarten für Ihr Inventar" zu lesen.
5. Welche Hardware benötige ich zum Start?
Für das Scannen der Anlagen werden entweder Industrie-Scanner mit integrierter App oder unsere seventhings-App kommt zum Einsatz. seventhings bietet einen 360°-Ansatz und stellt euch alle erforderlichen Hardware-Komponenten bereit. Dabei könnt ihr sicher sein, dass alle Geräte stets mit den seventhings-Applikationen kompatibel und auf dem neuesten Stand sind. Solltet ihr bereits eigene Hardwarekomponenten im Unternehmen angeschafft haben, so könnt ihr diese natürlich auch nutzen. Die App und die Inventar-Software kommunizieren direkt miteinander und ersparen euch so die händische Übertragung der Daten. Durch die selbsterklärende Funktionsweise der Software verwaltet ihr eure Inventare nicht nur effizient, sondern auch bequem und zeitsparend.
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